Efectele negative pe care le au asupra angajaţilor spaţiile deschise de birouri

Unii angajaţi spun că au început să facă toate lucrurile care necesită concentrare acasă, în weekend sau în prima parte a zilei, înainte de a pleca la birou, pentru că la birou se lovesc de discuţiile cu colegii, de lumina artificială sau de «diverşi factori meteorologici de interior»: curenţii creaţi de persoanele care deschid un geam la câţiva metri distanţă în partea opusă a biroului. Open space-ul poate fi deranjant în special pentru persoanele acare vorbesc mult la telefon, cum ar fi vânzările.

Un articol recent publicat de Financial Times arăta că spaţiile de birouri moderne din toată lumea tind să îşi micşoreze suprafaţa alocată unei persoane, pereţii dintre angajaţi dispar tot mai mult şi birourile reprezintă o modalitate pentru organizaţii de a-şi eficientiza costurile, dar şi de a genera energie creativă. Potrivit specialiştilor citaţi în presa internaţională, aceste tendinţe generează, de multe ori, rezultatele opuse. Un studiu publicat de Harvard Business School în 2018, care a urmărit angajaţii din două companii înainte şi după ce birourile lor au dobândit un design nou, în care pereţii au fost dărâmaţi, la fel şi uşile şi alte limite spaţiale, a descoperit că angajaţii au reacţionat ignorându-se. Interacţiunile faţă în faţă au scăzut cu 70% în favoarea comunicării digitale.

„Spaţiul deschis de birouri este o abordare de design care răspunde în primul rând unor cerinţe fără legătură directă cu productivitatea. Este vorba despre necesitatea de a obţine costuri mai mici de amenajare şi o mai mare flexibilitate a spaţiului”, spune Alexandru Dincovici, sociolog, general manager al companiei Izibiz Consulting. Open space-urile sunt asociate mai degrabă cu multinaţionalele şi start-up-urile din zona de IT&C pentru că au apărut împreună cu noile spaţii de birouri, în clădiri construite recent, cu alte standarde şi cerinţe şi fără o împărţire predefinită a spaţiului. Sociologul aminteşte însă că practic, înainte de aceste clădiri moderne, open space-ul era mai ales întâlnit în fabrici şi alte câteva tipuri de întreprinderi, dar nu neapărat pentru că oamenii îşi doreau să lucreze în acest tip de spaţii, ci pentru că sediile de companie se aflau în clădiri deja compartimentate. „Problema principală a spaţiilor de birouri deschise este că la un moment dat designul a devenit mai important decât funcţia şi acestea au început să fie adoptate cu tot cu discursul de promovare din spatele lor fără niciun fel de gândire critică”, crede Alexandru Dincovici. El mai observă că open space-ul a devenit deodată o modă îmbrăţişată de o sumedenie de companii dornice să devină mai moderne, mai creative şi să atragă angajaţi mai buni. Pentru că, de altfel, aceasta este una dintre promisiunile implicite ale open space-ului: într-un spaţiu mare, liber, vor începe să curgă idei, angajaţii vor colabora mai bine, se vor naşte inovaţii măreţe (chiar şi în lipsa unui proces de inovare) şi firma va prospera. Nu va mai fi nevoie de întâlniri de raportare între departamente (chiar dacă în unele open space-uri singurele spaţii închise sunt sălile destinate întâlnirilor de acest tip) şi mailuri inutile pentru că toate informaţiile se află la o aruncătură de băţ. Sau la o strigare, constată el. Lucrurile nu stau însă tot timpul conform aşteptărilor angajatorilor.

Alexandru Dincovici notează că open space-ul anulează în primul rând noţiunea de intimitate şi, la limită, acolo unde vine la pachet şi cu o mai mare flexibilizare a muncii (de exemplu împreună cu mutarea în huburi) poate să anuleze şi ideea de spaţiu personal, de loc al tău, de la birou: „Lipsa intimităţii este necesară însă şi ea, mai ales pentru control, şi nu implică în niciun fel creşterea productivităţii. Într-un open space eşti oarecum constrâns, obligat să lucrezi prin însăşi împărţirea spaţiului, care cu greu îţi lasă un colţişor personal, ferit de ochii celorlalţi. Dar această anulare a intimităţii poate, pe termen lung, să distrugă relaţiile sociale şi în loc de colaborare să ducă la efectul opus, neîncrederea. Colegii ajung să tragă cu ochiul unul la celălalt, să vadă cine munceşte mai mult, cine e îndreptăţit să fie promovat şi cine nu”.

Dincolo de open space, disconfortul angajaţilor de la locul de muncă se leagă şi de dimensiunea spaţiului alocat fiecăruia în parte. În timp ce în Statele Unite spaţiul de lucru alocat unei persoane a scăzut cu 8,3%, la aproximativ 18 metri pătraţi, între 2009 şi 2018, potrivit companiei imobiliare Cushman & Wakefield, reprezentanţa locală a companiei de consultanţă în imobiliare spune că suprafaţa medie (raţia angajat/metri pătraţi) alocată de companiile din România este cuprinsă între 1:8 şi 1:10.

George Didoiu, director tenant services în cadrul Colliers International, consideră că suprafaţa medie de lucru variază în funcţie de industrie, iar un răspuns sigur nu există, ca în urmă cu câţiva ani. El vorbeşte însă despre câteva repere: „Industria de IT, răsfăţaţii din ultimii ani, se bucură de cele mai noi trenduri în materie de a face un birou wow. Arhitecţii sunt plătiţi cu sume importante pentru a creiona următorul birou «a la Google», iar firmele de mobilier vând fericite birouri manageriale care costă cât o maşină. Tradiţional, piaţa de IT nu lucrează cu mai puţin de 10 metri pătraţi închiriabili per angajat full-time, însă în ultima vreme această cifră are tot mai des tendinţa să crească, companiile urmărind mai insistent confortul sporit al celor care lucrează în birourile lor. Astfel, ajungem în unele situaţii şi la 13-15 metri pătraţi per angajat”, constată reprezentantul Colliers. De asemenea, adaugă el, consultanţii în domeniul juridic şi fiscal pot avea chiar un record de 20-25 de metri pătraţi per angajat (fiind în general poziţii de nivel senior, care presupun activitate concentrată şi un spaţiu amenajat pe măsură). La polul opus, spaţiile pentru activităţile de tip call center variază între 5 şi 7 metri pătraţi per angajat, una din provocările celor care se ocupă de administrarea unor astfel de birouri fiind reglementările de siguranţă la incendiu, o densitate mai mare presupunând şi o gândire mai atentă a logisticii interne şi a căilor de evacuare. Reprezentantul Colliers consideră însă că acele companii care caută să micşoreze numărul de metri pătraţi per angajat sunt mai degrabă excepţii, pot intra la categoria start-up sau centre de servicii, dar până şi la această categorie vedem o preocupare sporită a managementului de a oferi un confort superior celor care lucrează acolo.

Efectele psihologice asupra angajaţilor nu lipsesc şi sunt din ce în ce mai evidente, într-o piaţă a muncii constrânsă tot mai mult de numărul redus al angajaţilor. Angajaţii tind să se izoleze tot mai mult, în loc să colaboreze mai mult, din mai multe motive. Acest for interior este creat, prin urmare, prin izolarea fonică (prin intermediul căştilor sau al activării acelei urechi surde pe care fiecare dintre noi suntem capabili să o activăm atunci când nu dorim să auzim sau când ne dorim să selectăm un anumit tip de conţinut informaţional sau chiar şi vizuală (lipsa contactului vizual chiar cu colegii apropiaţi).

În lipsa unui spaţiu personal, spun specialiştii, angajaţii pot dezvolta forme uşoare, subclinice, de anxietate, depresie, furie, ostilitate sau alte tipuri de manifestări nevrotice de tip impulsivitate sau control excesiv al spaţiului de lucru.

În iunie 1977, o mare companie petrolieră din Canada a solicitat unui grup de psihologi de la Universitatea Calgary să îi monitorizeze pe angajaţii care făceau tranzacţia de la un birou tradiţional la unul deschis. Ei au evaluat gradul de satisfacţie a angajaţilor referitor la mediul de lucru, precum şi nivelurile de stres, performanţa la locul de muncă şi relaţiile interpersonale înainte de tranziţie, patru săptămâni după această trecere şi, în cele din urmă, la şase luni după. Noul spaţiu s-a dovedit a fi pentru angajaţi disruptiv, stresant şi împovărător.

Într-un studiu din 2005 care analiza organizaţiile din Statele Unite, cercetătorii au descoperit că abilitatea angajaţilor de a controla mediul avea un efect semnificativ asupra coeziunii şi satisfacţiei echipei. Atunci când angajaţii nu puteau să schimbe modul în care arătau lucrurile sau să ajusteze lumina şi temperatura în funcţie de modul în care voiau, izbucneau discuţii conflictuale în birouri.

Un alt studiu citat de The New Yorker, mai recent, realizat pe mai mult de 2.400 de angajaţi din Danemarca, relevă o nouă descoperire: pe măsură ce numărul oamenilor dintr-o singură cameră creştea, numărul angajaţilor care îşi luau concedii de sănătate creştea. Angajaţii din birouri cu două persoane îşi luau, în medie, cu 50% mai multe concedii de sănătate decât cei în birouri dedicate unei singure persoane, iar cei care lucrau în birouri deschise îşi luau, în medie, cu 62% mai multe zile libere.

Psihologii Gary Evans şi Dana Johnson de la Universitatea Cornell au descoperit că angajaţii care erau expuşi la zgomotul din open office timp de trei ore aveau un nivel crescut al epinefrinei, asociat cu răspunsul la certuri.