Bunele maniere moderne: E-mailul de serviciu şi cel privat

Formalităţile erau obligatorii în corespondenţa de afaceri, însă nu mai e aşa. Urmând acelaşi tipar în privinţa e-mailurilor ca şi la întâlnirile faţă în faţă, dacă întâlneşti un client nou care îţi este prezentat ca Brian, sau aşa i se adresează restul echipei, nu trebuie să i te adresezi cu domnule Carson în e-mailul pe care i-l vei scrie apoi. Însă, şi opusul se aplică: până nu îţi cere să i te adresezi cu Brian, rămâi la domnule Carson. Când eşti în dificultate, spune-le "domnule" sau "doamnă" simplu şi te vor scoate ei din încurcătură, spunând cum vor dori să te adresezi.

Cele mai multe e-mailuri au doar câteva fraze, însă e bine să începi cu formula de salut şi cea de încheiere: "Dragă", atât standard, cât şi formal, "Bună ziua" este profesional şi prietenos, iar "Salut", pentru prieteni. Evită "Hei", poate suna juvenil. Sunt mai multe modalităţi şi de a încheia un e-mail. Atunci când eşti în dubiu poţi folosi "Cu sinceritate" sau "Salutări", sunt cele mai sigure variante. Alte variante sunt "Toate cele bune", "Toate bune", "Vă doresc numai bine", "Mulţumesc".

Dacă este vorba de un schimb de e-mailuri, e acceptat să mai renunţi la salutări, fiind o conversaţie în desfăşurare.

Să pui smiley sau să nu pui, asta e întrebarea. Dacă nu eşti sigur de felul în care sunt primite aceste lucruri, mai bine nu le folosi. Pentru anumite persoane pot părea juvenile când vine vorba de afaceri. Acelaşi lucru e valabil şi pentru prescurtări, cu ar fi "brb" pentru vorbim mai târziu. Prescurtarea nu este greşită atâta timp cât e folositoare şi este primită bine de cel cu care corespondezi.

Folosirea literelor mari înseamnă tot timpul că ţipi şi sunt deranjante, bineînţeles în afară de atunci când spui "felicitări".

Semnăturile automate sunt utile, mai ales când conţin adresa de mail, numărul de telefon, de mobil şi fax şi poate site-ul. E totuşi riscant să-l foloseşti atunci când trimiţi link-uri sau invitaţii pe reţele de socializare. Şi păstraţi citatele pline de inspiraţie pentru adresa personală.

Scrise în fugă şi trimise într-o clipă, este de înţeles că în e-mailuri pot apărea multe greşeli de ortografie, de la cele mai comune, la cele amuzante şi până la cele mortale. Este de preferat să mai treci odată peste conţinut înainte să-l trimiţi, şi să nu te bazezi în totalitate pe corectarea automată a greşelilor pentru că aceste programe te pot lăsa baltă în cele mai nepotrivite momente. Atenţia pe care o dai atunci când redactezi un mesaj transmite prin ecran că eşti profesionist şi atent la detalii.

Un mesaj de genul "Sent from iPhone/Black Berry…" poate fi folosit. Însă fereşte-te să punctezi "Vă rog să-mi iertaţi greşelile, mesajul a fost trimis de pe mobil". Faptul că aceste obiecte sunt mobile înseamnă că mesajul a fost scris în fugă, pe o tastatură minusculă şi cu fraze presetate. Totuşi de ce ai vrea să atragi atenţia asupra posibilelor greşeli? Şi chiar dacă nu sunt, dai de înţeles destinatarului că de obicei sunt foarte multe.

În cele din urmă, dacă o conversaţie se blochează, mai bine puneţi mâna pe telefon sau fixaţi o întâlnire faţă în faţă. Studiile arată că dăm o interpretare negativă cuvintelor atunci când nu auzim tonul vocii şi nu vedem limbajul corpului.

Folosit bine, e-mailul este un salvator de timp. Însă cu unele lucruri merită să-ţi "pierzi" timpul. Cum ar fi bileţelele de mulţumire sau cele pentru cadouri.