Premieră la Cluj-Napoca: Sute de funcţionari publici acordă online audienţe

Peste 500 de funcţionari publici din Primăria Cluj-Napoca vor comunica direct, online, cu cetăţenii. Primăria Cluj-Napoca a lansat, în premieră, Tichetul Albastru - un nou serviciu de comunicare directă cu cetăţeanul.

Pentru audienţe există două proceduri puse la dispoziţie de către Primăria Cluj-Napoca.

Pe de o parte există procedura audienţelor, care pot fi acordate şi online de către primar, viceprimari, administrator public, secretar general şi directori.

De asemenea, în cadrul procesului de digitalizare a serviciilor oferite cetăţenilor, Primăria Cluj-Napoca a introdus Tichetul Albastru - o nouă procedură online având ca scop îmbunătăţirea relaţiei dintre cetăţeni şi funcţionari.

Tichetul Albastru este un serviciu de comunicare directă, la cerere, prin programare online între fiecare cetăţean care are o solicitare înregistrată la Primăria Cluj-Napoca şi inspectorul (personalul de execuţie) care o are în operare, în vederea furnizării unui răspuns şi clarificarea unor aspecte privind serviciul administrativ solicitat.

Acest tip de interacţiune cu personalul de execuţie din cadrul Primăriei este valabil atât pentru cererile care sunt în operare, cât şi pentru cele la care s-a primit un răspuns, dar se doresc anumite clarificări, în maximum 30 de zile de la comunicarea acestuia.

Programarea pentru Tichetul albastru se face cu minim 48 ore înainte.

„La Primăria Cluj-Napoca, utilizăm tehnologiile digitale pentru a facilita accesul cetăţeanului la informaţiile care îl interesează, referitoare la propriile cereri. Tichetul Albastru este o nouă premieră la nivelul administraţiei publice locale din România, prin care dorim să economisim timpul cetăţeanului şi să-l ajutăm să poată comunica nemijlocit cu inspectorul care are în sarcină rezolvarea cererii sale, prin crearea unui mecanism de programare a unei discuţii online cu acesta. Procedura transparentă şi rapidă prevede ca, la finalul discuţiei online, solicitantul să primească pe e-mail ”tichetul albastru” – un document care atestă detaliile şi concluziile discuţiei avute. Inspectorii Primăriei au fost deja instruiţi cu privire la utilizarea noii proceduri, iar dotările tehnice necesare le-au fost puse la dispoziţie, astfel încât să putem asigura calitatea interacţiunilor, în cadrul acestei noi proceduri”, spune primarul Emil Boc.

Cum se utilizează TICHETUL ALBASTRU:

Pentru programarea online a unei întrevederi la personalul de execuţie din cadrul instituţiei, solicitantul trebuie să urmeze următorii paşi:
1. Se accesează www.primariaclujnapoca.ro, secţiunea Administraţie/Programări online/Comunicarea cu publicul/ Solicitare Tichet Albastru.
2. Se introduce numărul de înregistrare al dosarului/cererii, numele şi prenumele şi data depunerii dosarului/cererii despre care doreşte să discute.
3. Se alege data şi ora la care doreşte să aibă loc comunicarea directă cu angajatul la care se află/s-a aflat cererea/dosarul în operare.
4. Se completează câmpurile cu numărul de telefon şi adresa de e-mail.
5. Se va primi pe e-mail link-ul întrevederii online, programată conform datelor completate.
6. Durata maximă a întâlnirii este de 15 minute şi se desfăşoară prin platforma WebEx.

La solicitarea cetăţeanului, întrevederea poate să se desfăşoare şi telefonic sau, în ultimă instanţă (când condiţiile vor permite), fizic, la sediul instituţiei.

Programarea se face la ultimul utilizator din INFOCET (sistemul intern de management al documentelor) al solicitării care face obiectul întrevederii, respectiv la angajatul care are în operare documentul sau care a formulat răspunsul, după caz.

La data şi ora solicitată, cetăţeanul şi funcţionarul Primăriei discută pe subiectul cererii.

Rolul Tichetului albastru în managementul acestui proces de comunicare cetăţean - inspector este de a sincroniza toate informaţiile necesare pentru rezolvarea unui act administrativ atât pentru cetăţean cât şi pentru inspectorul responsabil. Astfel, la finalul discuţiei, angajatul are obligaţia să creeze înregistrarea aferentă Tichetului albastru, care să conţină concluziile întrevederii, apoi, după generarea automată în Infocet, să descarce documentul şi să îl trimită prin e-mail cetăţeanului.

Dacă, în urma analizei, persoana responsabilă constată că este necesar să fie transmise documente în completare, se procedează în felul următor: în cazul în care este nevoie de documente originale, acestea urmează să fie depuse la registratură sau direct la angajatul căruia i-a fost repartizată cererea, după caz, în conformitate cu legislaţia în vigoare; în cazul în care nu este nevoie de documente originale, acestea pot fi trimise prin e-mail.